Was macht dieses Tool?
Auf der Seite Create and Edit Reports finden Sie die Option, Berichte anzusehen und zu planen. Zudem steht diese Funktion auch auf der Berichtsvorschau-Seite zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie den Prozess der Planung und Zustellung von Berichten aus Google Ads, Microsoft Ads, Analytics und/oder Amazon automatisieren und diese an mehrere Stakeholder senden.
Für den Einstieg können Sie eine unserer Pre-Built Templates verwenden (dabei handelt es sich um sogenannte Instant Reports, die bereits vorkonfigurierte Einstellungen und Widgets enthalten). Wenn Sie auf Customize this report klicken, können Sie die Vorlage umbenennen, eine Vorschau anzeigen und speichern. Alternativ können Sie mit + New Custom Template einen eigenen Bericht von Grund auf erstellen.
Wenn Sie auf den Namen einer Vorlage klicken, wird die Vorschau des Berichts in einem neuen Browser-Tab geladen. Unter Report Actions oben rechts können Sie anschließend die Option Schedule Report auswählen.
Berichte lassen sich so planen, dass sie täglich, wöchentlich oder monatlich entweder als PDF-Anhang oder als dynamischer Link per E-Mail versendet werden.
Hinweis: Beim Planen eines Berichts erkennt das Tool automatisch die Zeitzone des Standorts, von dem aus Sie darauf zugreifen, und verwendet diese.
Wie funktioniert es?
Zum Planen eines Berichts ruft Optmyzr Daten in Echtzeit aus Google Ads, Microsoft Ads und Amazon Ads ab, um den Bericht für den gewünschten Zeitraum zu erstellen.
Zur Einrichtung navigieren Sie zur Seite Create and Edit Reports und öffnen den Bericht, den Sie planen möchten (Spalte Actions).
Stellen Sie sicher, dass oben das richtige Konto ausgewählt ist, da der Bericht für dieses Konto geplant wird. Sie können sowohl benutzerdefinierte als auch Pre-Built Reports direkt über die Berichtsvorschau planen.
Ausrichtung
Standardmäßig wird der Bericht im Hochformat angezeigt. Wenn Sie ihn im Querformat versenden möchten, müssen Sie dies vor der Planung anpassen.
Planung eines Berichts
Nachdem Sie den Bericht geöffnet haben, klicken Sie oben rechts auf Report Actions und wählen im Dropdown-Menü Schedule Report aus (diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie sich nur in der Vorschau befinden).
Alternativ finden Sie die Planungsoption unter dem Button Action, nachdem Sie auf View and Schedule Report geklickt haben. Bitte beachten Sie, dass diese Option während der Vorschau nicht verfügbar ist, da es sich dabei nur um eine temporäre Ansicht und nicht um die finale Version handelt.
Nachdem Sie den Bericht gespeichert haben, müssen Sie den Report Designer verlassen und über das entsprechende Menü die Planung vornehmen.
Erstellen eines Zeitplans
Nach dem Klick auf Schedule Report öffnet sich ein Fenster, in dem Sie folgende Angaben machen:
Frequency
Wählen Sie die Häufigkeit: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
Für quartalsweise Berichte wählen Sie die entsprechenden Monate
Für monatliche Berichte das Datum
Für wöchentliche Berichte den Wochentag
Für tägliche Berichte die Uhrzeit
Sie können Berichte auch mehrfach im Monat versenden, indem Sie mehrere Termine im Dropdown-Menü auswählen.
Bei monatlicher oder jährlicher Planung können Sie festlegen, dass Berichte nicht am Wochenende versendet werden. Stattdessen erfolgt die Zustellung am nächsten Werktag, in der Regel am Montag. So stellen Sie sicher, dass Empfänger die Berichte während der Arbeitszeit erhalten.
Format: Wählen Sie das gewünschte Format (PDF oder Link).
Standardmäßig enthält der Dateiname den Account-Namen und das Datum ({accountid}{date}). Sie können den Namen des PDF-Anhangs anpassen. Wenn Sie mehrere Wörter verwenden, müssen diese mit einem Unterstrich () getrennt werden, da Leerzeichen nicht unterstützt werden.
Empfänger und E-Mail-Text: Geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein und trennen Sie diese durch Kommas.
Sie können zusätzlich eine Kopie des Berichts erhalten, indem Sie die Option send a copy to aktivieren.
Sie können den Optmyzr AI Assistant nutzen, um den E-Mail-Text zu erstellen. Wählen Sie dazu Tonalität und Sprache aus, und die KI generiert einen passenden Text.
Hinweis: Um den Berichtslink im E-Mail-Text einzufügen, verwenden Sie den Platzhalter {link}. Das System ersetzt diesen automatisch durch den tatsächlichen Link.
Berichte an Slack senden: Sie können Berichte auch direkt an Slack senden, indem Sie diese Option während der Planung oder über die Bearbeitung bestehender Zeitpläne aktivieren. Alle Empfänger, die in diesem Zeitplan enthalten sind, erhalten den Bericht in Slack, sofern sie ihr Konto mit Optmyzr verbunden haben.
Um Berichte über Slack zu erhalten, müssen Sie Ihr Slack-Konto über die Einstellungsseite für die Slack-Integration mit Optmyzr verbinden. Weitere Informationen zur Integration mit Slack finden Sie hier.
Berichte nur bei erfüllten KPI-Kriterien senden
Hinweis: Diese Funktion ist nur für Single Account Reports auf der Google Ads Plattform verfügbar.
Mit dieser Option können Sie regelbasierte Zeitpläne erstellen. Sie definieren Bedingungen, unter denen Berichte versendet oder nicht versendet werden – basierend auf Abweichungen eines bestimmten KPI-Werts.
Wenn die Bedingung erfüllt ist, wird der Bericht nur an Sie selbst gesendet und nicht an andere Empfänger.
Beispiel:
Wenn Sie andere nicht benachrichtigen möchten, sobald die Impressionen unter einem bestimmten Wert liegen, können Sie eine entsprechende Bedingung definieren. Sie erhalten den Bericht weiterhin, während andere Empfänger ihn nicht erhalten.
Diese Option finden Sie im Bereich edit emails, entweder beim Planen eines Berichts oder beim Bearbeiten eines bestehenden Zeitplans über das rechte Seitenpanel.
Hinweis: Im Feld „Value“ werden nur ganzzahlige Werte unterstützt.
Zeitplan bearbeiten
Bestehende Zeitpläne können Sie jederzeit im Tab Schedules anpassen. Dort können Sie Einstellungen wie Häufigkeit, Name, Status oder erweiterte regelbasierte Bedingungen ändern. Ebenso können Sie das Format zwischen PDF und Link wechseln.
Sie können mehrere Zeitpläne gleichzeitig auswählen, um deren Status gesammelt zu ändern, Empfänger zu bearbeiten oder Zeitpläne zu löschen.
Empfehlungen und Tipps
Wir empfehlen, Berichte erst nach dem 2. eines Monats zu planen. So stellen Sie sicher, dass alle Daten des Vormonats vollständig vorliegen, da Google Ads eine Verzögerung von mehreren Stunden aufweisen kann. Zudem sind die Server von Google Ads am ersten Tag des Monats stark ausgelastet, was gelegentlich dazu führen kann, dass Berichte fehlschlagen.